「改正電子帳簿保存法」をご存知でしょうか。2022年1月に施行され、電子取引データの紙保存が原則禁止となった重要な法改正です。
この法律により、企業が古いパソコンを廃棄する際の取り扱いが大きく変わりました。安易に古いPCを廃棄すると、過去の電子取引データを失い、税務調査で困ることになりかねません。
改正電子帳簿保存法は、1998年に制定された法律ですが、2022年1月に大幅改正されました。
1. 電子取引データの電子保存が義務化：メール・クラウドサービスでやり取りした請求書・領収書等は、電子データのまま保存する義務が課されました。
2. 電子帳簿の保存要件緩和：会計ソフト等で作成した帳簿は、税務署への事前承認なしに電子保存できるようになりました。
3. スキャナ保存の要件緩和：紙の領収書・請求書をスキャンして電子保存する際の要件が緩和されました。
古いパソコンには、過去の電子取引データが保存されている可能性があります。
改正電子帳簿保存法では、これらを最低7年間（法人）保存する義務があります。安易にパソコンを廃棄すると、税務調査で「データを確認できません」という事態になります。
Outlook、Thunderbird等のメーラーに過去メールが残っていないか。PSTファイル等を新環境にエクスポート・移行。
請求書PDF、領収書PDF、契約書PDF等が散在していないか確認。
freee、弥生会計、マネーフォワード等のクラウド会計はサーバー保存なのでOK。インストール型会計ソフトはローカル保存のため、データ移行が必要。
Dropbox、Google Drive、OneDrive等のオフライン同期ファイルがローカルに残っていないか確認。
クラウドサインや GMOサイン等の電子契約書PDF。ローカル保存されたものは、原本（クラウド上）と照合。
「このパソコンを廃棄して問題ないか」を経理・税理士に確認。
ステップ1：全ファイルの棚卸し（ドキュメント・デスクトップ・ダウンロード・ピクチャ）
ステップ2：保存期間内の電子取引データを抽出（過去7年以内）
ステップ3：適切な保存先に移行（共有ファイルサーバー、クラウドストレージ、電子帳簿保存法対応のクラウドサービス）
ステップ4：保存場所のドキュメント化（「○○年〜○○年の電子取引データは△△の場所」を明文化）
ステップ5：パソコンの完全消去・廃棄
法人のパソコンは「産業廃棄物」扱いになります。家庭用とは廃棄ルートが異なります。
法人廃棄の場合、データ消去証明書を取得・保管することが推奨されます。税務調査時の「データ消去履歴」として、万一の情報漏洩時のリスク管理として、ISMSの証跡として活用できます。BULLCOMでは、1台ごとに社判付きデータ消去証明書（1,000円/枚）を発行可能です。
改正電子帳簿保存法・個人情報保護法等の法令対応を考慮した、法人向けパソコン廃棄サービス：古物商許可業者（兵庫県公安委員会許可）、産廃許可業者と提携、データ消去証明書発行（社判付き）、NDA締結可、大量PC一括対応、オフィス移転・退職者PC・リース返却対応。
改正電子帳簿保存法により、古いパソコン内に重要な電子取引データが保存されているケースが増えています。安易に廃棄すると、税務調査で困る事態になりかねません。経験豊富な業者と連携することで、データ消去証明書の発行、産廃連携、NDA締結まで一貫対応できます。
